Paperiton toimisto ja muita digiharhoja

16.03.2017 Digininjat-blogi

(Julkaistu alunperin Lapin Yrittäjien Y-vinkkeli blogissa 16.03.2017)

Jos vuosituhannen alun ennustukset olisivat pitäneet paikkaansa, olisi tietokoneilla tehtävä työ jo ajanut paperitehtaat konkurssiin ja vapauttanut toimistojen pöydänkulmat paperipinoista.

Vilkaisepa työpöydällesi, onko näin? Vai onko pöydälle nätisti pinottuna erilaisia muistioita, tarjouspyyntöjä, suunnitelmia ja muita? Saattaapa siellä välissä olla pari laskuakin? Ja joka kerta kun etsit jotain paperia, joudut käymään koko pinon läpi.

Paperittomuus ja liikkuvat työ ovat nykyaikaa, ne voit saavuttaa digitalisaation ja erityisesti pilvipalveluiden avulla.

Esimerkiksi Googlen tarjoamien, täysin verkossa toimivien toimisto-ohjelmien, kaltaiset palvelut mahdollistavat laajan ryhmän työskentelyn vaikkapa eri puolilta maailmaa, samanaikaisesti.  Yhteistyö ei siis vaadi fyysistä neuvottelutilaa tai samassa huoneessa olemista.

Sähköinen kalenteri, miten ihmeessä se voi toimia? No toimii todella hyvin. Ihan sama vaikka heittäisit sen oman puhelimesi järveen, sillä uuden luurin ja pilveen sijoitetun kalenterin avulla tieto on aina tallella. Tiesitkö muuten, että sama koskee myös niitä puhelintietoja, joista iso osa makaa merien ja järvien pohjalla? Kyllä, aivan turhaa. Varmuuskopiointi pelastaa paljolta turhalta työltä ja tuskalta.

Entäpä sitten muistiinpanot, nuo toimistotyöläisen kukkaset. On post it -lappua, vääntynyttä kirjekuoren reunaa ja ruutupaperia. Mikset suoraan kirjoittaisi muistiinpanosi sähköisin välinein ja liittäisi samalla niihin kalenterimerkinnät, jotta homma varmaan toimisi. Tiedämme useita firmoja, joissa nämä tärkeät ja korvaamattomat muistilappuset häviävät työntekijöiltä roskakoreihin ja kärsijänä on asiakkaan lisäksi liikevaihto ja tulos.

Laskut kannattaa ehdottomasti vaihtaa verkkopohjaisiksi. Niitä menee vähemmän hukkaan, eivätkä niiden paino saa toimistonpöytää notkolleen. Poissa silmistä, poissa mielestä sopii tähän oikein hyvin. Paitsi että ilmoitus sähköisistä laskuista napsahtaa sähköpostiin vienon heläyksen saattelemana juuri oikeaan aikaan.

Erilaiset pilvipalvelut ja digitalisaatio mahdollistavat työn tekemisen mökkilaiturilla, saariston luodolla tai vaikkapa moottorikelkan penkillä keskellä keväthankia. Eikä sinun tarvitse kantaa mukanasi paperikasoja, sillä kaikki dokumentit ovat tallessa pilvipalveluissa. Niitä voi muokata nopeasti ja pyytää kommentteja lennosta. Ja siinä vastausta odotellessa voi vaikka pilkkiä. Heleppoa, niin heleppoa.

Kokeile ja sekä luonto, hermot että liiketoimintasi kiittävät sinua!